Khi lên kế hoạch làm văn phòng, ngân sách luôn là bài toán khiến các chủ doanh nghiệp đau đầu nhất. Thực tế, nhiều đơn vị vẫn gặp cảnh “đội vốn” lúc nghiệm thu do những khoản phát sinh tích tiểu thành đại. Với kinh nghiệm thực chiến nhiều dự án, ArtLan sẽ điểm mặt 3 chi phí dễ phát sinh nhất khi thi công văn phòng ngay sau đây, giúp bạn chủ động kiểm soát dòng tiền tối ưu nhất.
Khi thi công văn phòng cần phải lưu tâm đến các nguồn chi phí phát sinh
Tại sao thi công văn phòng thường dễ bị đội chi phí so với dự toán?
Việc thi công văn phòng dễ bị đội chi phí phần lớn xuất phát từ khoảng cách giữa bản vẽ lý thuyết và thực tế công trường. Khi bắt tay vào phá dỡ hoặc cải tạo, những lỗi ẩn từ hiện trạng mặt bằng cũ như tường thấm dột, sàn sụt lún hay hệ thống điện nước xuống cấp mới bắt đầu lộ diện, buộc doanh nghiệp phải chi thêm tiền để xử lý. Bên cạnh đó, việc thiếu khảo sát kỹ lưỡng ngay từ đầu hoặc chủ đầu tư thay đổi ý định vật liệu vào phút chót cũng là nguyên nhân trực tiếp khiến bảng dự toán ban đầu nhanh chóng bị “vỡ trận”.
3 khoản chi phí dễ phát sinh nhất trong quá trình thi công văn phòng
Chi phí cải tạo phần thô và hệ thống cơ điện (MEPF) từ hiện trạng mặt bằng
Hệ thống cơ điện (MEPF) và phần thô được ví như “hệ mạch máu” của văn phòng nhưng lại là nơi dễ làm phát sinh chi phí nhất vì thường bị khuất sau trần hoặc tường. Khi nhận bàn giao mặt bằng thô hoặc cải tạo từ văn phòng cũ, các vấn đề như hệ thống điều hòa tòa nhà không tương thích với cách chia phòng mới, công suất điện không đủ tải cho số lượng máy tính tăng thêm, hay đường ống cấp thoát nước bị rò rỉ mới lộ diện. Việc phải dặm vá tường sàn, đi lại đường dây internet ngầm hay cải tạo hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) để đạt tiêu chuẩn nghiệm thu sẽ ngốn một khoản ngân sách không hề nhỏ ngoài dự toán ban đầu.
Chi phí thay đổi vật liệu nội thất hoặc điều chỉnh bản vẽ vào phút chót
Thay đổi vật liệu nội thất hoặc điều chỉnh bản vẽ vào phút chót là nguyên nhân phổ biến nhất khiến ngân sách “vỡ trận”. Nhiều doanh nghiệp khi thấy mẫu thực tế bên ngoài đẹp hơn, hoặc muốn thay đổi công năng phòng ban khi công trình đã hoàn thiện một nửa, liền yêu cầu thay đổi thiết kế. Việc này không chỉ làm phát sinh chi phí mua vật liệu mới có giá thành cao hơn, mà doanh nghiệp còn phải gánh thêm chi phí đập phá, tháo dỡ các hạng mục cũ đã làm, cùng với tiền phạt chậm tiến độ hoặc nhân công phát sinh do thời gian thi công bị kéo dài.
Chi phí thủ tục hành chính, cải tạo PCCC và phí quản lý của tòa nhà
Đây là khoản chi phí cực kỳ dễ bị bỏ sót vì nó không nằm trong các hạng mục nội thất thông thường, nhưng lại là điều bắt buộc khi làm việc trong các tòa nhà văn phòng. Nhiều doanh nghiệp thường quên tính toán đến các chi phí hành chính như: phí ký quỹ thi công, phí quản lý tòa nhà thu theo mét vuông trong suốt thời gian sửa chữa, hay tiền điện nước phục vụ riêng cho đội ngũ thầu. Đặc biệt, việc cải tạo hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) để phù hợp với layout phòng ban mới và xin giấy phép thẩm duyệt theo đúng tiêu chuẩn pháp luật luôn đòi hỏi một khoản ngân sách không nhỏ. Nếu không đưa các khoản phí thủ tục này vào dự toán ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ rất dễ bị động khi tòa nhà yêu cầu thanh toán trước khi cho phép nghiệm thu, đưa văn phòng vào vận hành.
3 khoản chi phí dễ phát sinh nhất trong quá trình thi công văn phòng
Tác hại của việc phát sinh chi phí đến tiến độ dòng tiền của doanh nghiệp
Khi ngân sách thi công vượt khỏi tầm kiểm soát, tác hại đầu tiên và trực tiếp nhất là gây tắc nghẽn dòng tiền lưu động của doanh nghiệp. Khoản chi phí phát sinh ngoài kế hoạch này buộc bạn phải trích từ quỹ dự phòng hoặc cấu véo từ ngân sách vận hành, marketing, sản phẩm… Điều này dễ khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động tài chính, làm suy yếu khả năng xoay vòng vốn cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi ngay trong giai đoạn văn phòng mới đi vào hoạt động.
Nghiêm trọng hơn, việc hụt dòng tiền để chi trả cho các hạng mục phát sinh sẽ dẫn đến tình trạng chậm thanh toán cho nhà thầu, từ đó trực tiếp kéo lùi tiến độ hoàn thiện công trình. Văn phòng chậm bàn giao ngày nào, doanh nghiệp vừa phải gánh thêm chi phí thuê mặt bằng cũ ngày đó, vừa lãng phí chi phí cơ hội do chậm trễ tiến độ vận hành bộ máy. Chuỗi hệ lụy này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc của nhân sự mà còn gây áp lực tâm lý nặng nề lên ban lãnh đạo.
Bí quyết giúp chủ đầu tư kiểm soát và tối ưu ngân sách làm văn phòng
Để kiểm soát và tối ưu ngân sách ngay từ đầu, chủ đầu tư cần thực hiện bước khảo sát hiện trạng mặt bằng thật kỹ lưỡng cùng với đơn vị chuyên môn trước khi chốt bản vẽ. Việc phân chia rõ ràng giữa danh mục nội thất “bắt buộc phải có” (Must-have) và “có thì càng tốt” (Nice-to-have) sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng cân đối tài chính, sẵn sàng cắt giảm các hạng mục trang trí xa xỉ nếu ngân sách eo hẹp. Quan trọng nhất, hãy luôn trích lập một khoản quỹ dự phòng từ 10% đến 15% tổng giá trị dự toán để chủ động ứng phó với các tình huống phát sinh ngoài ý muốn mà không làm ảnh hưởng đến dòng tiền chung.
Những văn phòng được chủ đầu tư kiểm soát và tối ưu ngân sách làm văn phòng
Giải pháp thiết kế thi công trọn gói giúp cam kết không phát sinh chi phí
Lựa chọn giải pháp thiết kế và thi công trọn gói chính là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn nỗi lo đội vốn. Khi giao toàn bộ dự án cho một đơn vị duy nhất, từ khâu khảo sát hiện trạng, lên ý tưởng 3D cho đến bổ kỹ thuật và sản xuất lắp ráp, mọi quy trình đều được kết nối chặt chẽ và đồng bộ. Sự am hiểu sâu sắc về vật liệu và biện pháp thi công thực tế giúp các kiến trúc sư đưa ra phương án thiết kế sát với ngân sách thực tế nhất. Một hợp đồng trọn gói rõ ràng với bảng dự toán chi tiết từng hạng mục, đi kèm điều khoản cam kết chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh, sẽ là tấm lá chắn bảo vệ dòng tiền của doanh nghiệp, đảm bảo công trình bàn giao đúng tiến độ và đúng mức giá đã thỏa thuận.
Việc kiểm soát chi phí thi công văn phòng sẽ không còn là bài toán quá nan giải nếu doanh nghiệp tìm được một người bạn đồng hành dày dặn kinh nghiệm và minh bạch trong mọi quy trình. Với gói giải pháp thiết kế và thi công trọn gói từ ArtLan, bạn hoàn toàn có thể yên tâm bảo vệ dòng tiền của mình nhờ bảng dự toán chi tiết, sát thực tế cùng cam kết hạn chế tối đa phát sinh. Hãy để ArtLan đồng hành cùng bạn kiến tạo nên một không gian làm việc chuyên nghiệp, tối ưu công năng với mức ngân sách hợp lý nhất.
